6 points clés pour dématérialiser les factures

6 points clés pour dématérialiser les factures

Par Hugo Sawyer 5 janvier 20228 minutes de lecture

La dématérialisation est un processus difficile mais inévitable pour les entreprises. Si le papier est le support utilisé par les entreprises, alors les fichiers numériques se sont largement imposés. Pour participer à la révolution en cours, vous devez passer par la dématérialisation des factures.

La mise en place d’un tel projet nécessite la prise en compte de plusieurs éléments. Voici 6 clés pour réussir la dématérialisation des factures.

Rappel de l’enjeu de la dématérialisation des factures

Avant de voir les points clés de la dématérialisation des factures, rappelons un peu les enjeux de ce procédé. A cet effet, nous verrons la définition et les avantages de la dématérialisation.

Définition de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures comprend le passage des factures papier aux factures numériques. La dématérialisation peut se faire de deux manières. Tout d’abord, les factures peuvent être dématérialisées en les enregistrant au format PDF ou en les numérisant en images. Mais la dématérialisation peut aussi se faire avec d’autres techniques plus avancées. Outre la dématérialisation proprement dite, cette dernière permet une gestion plus poussée des documents.En effet, non seulement ils stockent les factures, mais aussi automatiser leur traitement.

Si la dématérialisation des factures est un processus par lequel la plupart des entreprises en France débutent, le même processus pour les factures fournisseurs n’est pas très courant aujourd’hui. En fait, celle-ci est plus compliquée car les fournisseurs ont des règles de facturation différentes.

Cependant, il existe actuellement Des solutions pour faciliter la réception et le traitement automatisé des facturesSi vous souhaitez en savoir plus, renseignez-vous sur la dématérialisation des factures fournisseurs, qui est un processus essentiel pour les entreprises quelles que soient leur taille et leur activité.

Pourquoi passer à la dématérialisation des factures ?

La gestion traditionnelle des factures est un système long et complexe qui comporte de nombreux risques. En effet, le traitement des factures papier peut entraîner divers problèmes (erreurs de saisie, documents égarés, oublis, retards de paiement, etc.).

Par conséquent, un logiciel de dématérialisation des factures est indispensable et présente plusieurs avantages.

Premièrement, vous pourrez améliorer la qualité de votre communication avec vos fournisseurs. Une bonne gestion des factures vous permettra de mieux négocier les contrats avec vos partenaires.De plus, comme Ce Risque d’erreur limité, vous pourrez éviter les litiges avec les fournisseurs. De même, avec un logiciel de traitement des factures, le risque de retard de paiement est quasi inexistant.

Les démarches administratives étant accélérées, le coût de traitement des factures sera également réduit.

Un autre avantage du logiciel de traitement des factures est qu’il permet à votre équipe gagner du tempsVous et votre personnel pourrez vous concentrer sur des tâches plus importantes au lieu de traiter des factures.

De plus, un logiciel de dématérialisation des factures garantit l’intégrité, la traçabilité et la lisibilité des factures. De ce fait, vous respecterez la loi tout en mettant en place plus facilement une piste d’audit fiable (PAF).

Enfin, la solution contribue à protéger l’environnement car elle s’inscrit dans une démarche sans papier. La dématérialisation des factures vous permet de présenter une meilleure image de votre entreprise auprès de vos clients et fournisseurs.

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La clé d’une dématérialisation réussie des factures

La dématérialisation des factures est devenue une nécessité pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Voici 6 clés pour réussir le processus.

1- Définir clairement les besoins

Avant de pouvoir commencer la mise en œuvre proprement dite du processus de dé-réalisation de facture, vous devez d’abord Définir les objectifs commerciauxDurant cette phase de préparation, vous devez faire l’inventaire des documents à traiter et trouver la personne responsable. Ce dernier mettra entre autres en relation les collaborateurs de l’entreprise et les experts des éditeurs de logiciels.

Au début du projet, vous devez préciser vos besoins et vos objectifs. Dans cette étape, vous devez interroger tous les acteurs au sein de l’entreprise qui seront concernés par le projet de dématérialisation.

Pour affiner votre projet et le gérer de manière optimale, vous devez te poser quelques questions :

• Qui sont les acteurs de cette dématérialisation ?
• Quels documents faut-il dématérialiser en priorité ?
• Quelles sont les règles de dématérialisation de tels documents ?
• Quels sont vos résultats souhaités de la dématérialisation et comment les mesurez-vous ?
• Comment puis-je aider les acteurs liés à la dématérialisation ?

2- Régler la dématérialisation de la facture

La dématérialisation des factures vise à améliorer en continu le traitement des factures.Avec l’utilisation quotidienne du logiciel, les acteurs pourront remarquer des failles, ce qui vous permettra d’optimiser le processus, de le simplifier et Développez selon vos besoins réels.

Bien souvent, les ajustements apportés permettront d’évaluer le processus de dématérialisation. Vous pouvez également définir des flux de documents qui doivent être désimplémentés.

3- Procéder à la réorganisation interne

La dématérialisation des factures est un processus très chronophage qui semble souvent difficile à réaliser, surtout lorsque la quantité de données à traiter est importante. En fait, il faut être prêt à exécuter un vrai projet qui touche toutes les parties de l’entreprise et toutes les parties concernées.

Pour se dématérialiser sereinement, une réorganisation en amont est nécessaire. Ainsi, le rôle de chaque collaborateur sera bien défini, ainsi que les étapes de dématérialisation.

tu dois aussi préparer les employés Le travail d’équipe et la cohésion sont nécessaires entre les différents acteurs. En effet, le travail collaboratif est essentiel pour faciliter le partage lors de la dématérialisation. Tous les employés doivent également être impliqués dans le processus et être impliqués dès le début du projet. Le travail d’équipe augmentera la productivité et rendra les décisions plus difficiles.

4- Maîtriser la dématérialisation des factures

Avec des objectifs et des métriques prédéfinis, vous pourrez suivre et contrôler la dématérialisation des factures. Il faut faire attention au tableau de bord, surtout les premières semaines voire les premiers mois.

vous pouvez également Observer les externalités positives Si vous utilisez d’autres indicateurs pour les contrôler. C’est aussi un point important qu’il ne faut pas oublier.

Après quelques mois, vous devez programmer un audit externe pour vérifier et valider le nouveau processus.

Parmi les données que vous devez observer, il y a une diminution du taux de factures erronées, une diminution du temps passé à traiter les factures…

5- Facilite une meilleure circulation de l’information

La circulation de l’information au sein de votre structure sera optimisée grâce à la dématérialisation de la documentation. Bien sûr, c’est une bonne chose, mais il faut être bien préparé. Sinon, cela peut devenir une contrainte. En fait, l’équipe a dû modifier un flux de travail utilisé depuis plusieurs années. Par conséquent, la numérisation entraînera des bouleversements.

vous devez Préparez votre équipe et votre structure en amont. Toute l’équipe doit savoir que le flux d’informations doit être plus rapide et totalement transparent. Bien sûr, sachez qu’il est important de prendre le temps nécessaire pour vous familiariser avec le nouveau programme. Les experts qui forment les employés doivent accompagner l’équipe dans tous les aspects de la dématérialisation, pas seulement au niveau technique.

Ces acteurs joueront un rôle important en aidant les acteurs de l’entreprise changement de méthode et surmonter leurs soucis. En effet, le manque d’accompagnement peut faire échouer les projets car les collaborateurs voient la dématérialisation comme un problème insurmontable plutôt qu’une opportunité.

6- Résister à la résistance au changement

Face à des changements majeurs comme la digitalisation des processus et la dématérialisation des factures, il faut toujours s’attendre à des résistances de la part de certains acteurs.En fait, ce type de changement crée de la peur et des sentiments hors de contrôle entre employés.

Plus précisément, certains travailleurs se sentiront dépassés, surtout lorsqu’il s’agira d’utiliser de nouveaux équipements et logiciels. Certaines personnes âgées peuvent se sentir trop âgées pour gérer un tel changement, tandis que d’autres sont plus réticentes car elles considèrent la dématérialisation comme une perte de temps.

Dès lors, tout chef d’entreprise souhaitant mettre en place un processus dématérialisé doit tenir compte de cet aspect du processus. Les changements brusques doivent être évités à tout prix, car vous devez toujours prendre le temps de préparer vos employés.

Ce Formation d’équipe L’amont est essentiel pour que chaque collaborateur puisse comprendre l’importance et l’intérêt de la dématérialisation. Vous devez également les rassurer en leur faisant savoir qu’ils seront avec eux tout au long du processus. Si vous prenez le temps de vous préparer mentalement, la démarche de dématérialisation de vos factures sera perçue comme une aide précieuse plutôt qu’un problème à surmonter.

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