Entreprise : Comment passer à la numérisation de documents ?


A l’ère du numérique, le dépôt électronique ou « Numérisation » est devenu une pratique courante dans les entreprises. Cependant, la numérisation de documents est opération complexeDe nombreuses entreprises souhaitent savoir comment numériser leurs documents. En effet, la numérisation des documents doit être planifiée. Pour cela, une méthode spécifique doit être suivie.

Le rôle de la numérisation dans les processus commerciaux internes

Le passage aux opérations de numérisation est très important pour les entreprises. En effet, une fois l’opération terminée, les archives de l’entreprise sont mieux gérées. Ainsi, les archives physiques peuvent être confiées à des prestataires indépendants ou détruites. efficace, Les copies numériques libèrent des archivesDe plus, l’opération de numérisation facilitera la recherche de documents, qu’il s’agisse de documents Word ou d’autres documents. En effet, lorsque les documents sont classés numériquement, Accélération et simplification de la rechercheL’utilisation d’outils modernes tels que les ordinateurs permettra d’optimiser l’étude.

Construire une stratégie numérique durable

Numérisation ou dépôt électronique des documents papier requis Mettre en place une stratégie claireEn effet, la stratégie à suivre doit être déterminée en amont afin de bien piloter le projet de numérisation.Pour ce faire, vous devez d’abord Identifier les documents à archiver électroniquement.

tu dois aussi Détermination de la cible de l’opération d’analyseEn effet, la stratégie à suivre variera selon l’utilisation de vos fichiers, l’organisation interne de votre entreprise, et les moyens dont vous disposez pour numériser. De plus, plusieurs autres facteurs peuvent influencer le choix de la stratégie de numérisation de documents de votre entreprise.

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Pour faire de l’ingénierie numérique, il faut aussi Analysez tous les documents de votre entreprise et Faites des recherches sur le travail de vos employésCela permettraIdentifier les dossiers prioritaires Numérisez et comprenez les besoins numériques de votre personnel.En effet, l’analyse de chaque type de dossier permettra de connaître à l’avance la quantité de travail à effectuer, car Tri, destruction ou préparation physiqueCette étape permettra également d’évaluer le coût de réalisation des opérations numériques.

En effet, grâce à l’analyse du dossier, vous pourrez vous faire une idée approximative du budget nécessaire pour couvrir l’opération numérique.Par ailleurs, la définition de la stratégie permet deLister les moyens nécessaires Effectuer des opérations de dépôt électronique.

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Comment numériser les documents de l’entreprise ?

La numérisation n’est pas facile.Pour pouvoir l’exécuter, il est nécessaire de mettre en place plusieurs outils, en supposant Déployer les ressources humaines, techniques et matérielles.

Tout d’abord, vous avez besoinOutils pour analyser les fichiers physiquesC’est cet outil qui va permettre d’effectuer des opérations numériques.

A côté de cet outil, vous devez également avoir outil de capture Tels que LAD, RAD, OCR, etc.Ces outils de capture permettentExtraire automatiquement différentes données Dans votre dossier, cela servira d’index pour identifier votre dossier. Ils vous permettent également de catégoriser et de retrouver facilement vos documents. Ces outils peuvent être intégrés dans GED. Lors de l’encodage vidéo, l’homme doit également intervenir dans l’opération de numérisation.Cette action permettra Corrigez quelques bogues manuellement.

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Les dernières étapes de la numérisation comprennent Contrôle de qualitéCette étape est nécessaire pour examiner et vérifier la conformité des documents numérisés.